Heb je moeite met je werkplek opgeruimd houden? Probeer de 5S-methode eens toe te passen op je thuiswerkplek.

Lezers die in een fabriek of magazijn werkzaam zijn, zullen de methode misschien nog wel kennen. Tijdens mijn IVK-studie was het ook een vast onderdeel. Maar hoe pas je dat nou toe op je thuiswerkplek?

 

S1: Scheiden

Zorg dat je geen onnodige zaken aanwezig hebt op je werkplek. Al die vaat kun je best terugbrengen naar de keuken, zo ver is het niet. 😉 Die lesboeken voor de kinderen die hoeven ook echt niet op jouw bureau te liggen. Ik kan me voorstellen dat alleen het aangezicht van die boeken je al stress bezorgd. Dus die bergen we op tot morgen.

 

Scheiden kun je ook op een andere manier interpreteren. Als je geen aparte werkkamer hebt die je na het einde van je werkdag afsluit en links laat liggen tot morgen, heb je waarschijnlijk je woon/eetruimte als werkplek. Door een werkplek te hebben in een ruimte die normaal in het teken staan van gezelligheid, ontspanning en vooral niet werken, is de balans verstoord. Probeer daarom te zorgen dat je je werkplek zo installeert dat je overdag zo min mogelijk afleiding hebt. En ik weet dat het veel gesjouw en moeite is, maar haal aan het einde van je werkdag dat tweede scherm en alle aantekeningen en projectmappen e.d. weg en zet deze uit het zicht neer. Als je je werkplek terwijl je ’s avonds eindelijk lekker op de bank zit, nog steeds in het zicht heb, kun je je er mentaal niet 100% van loskoppelen. Tevens maak je het jezelf zo makkelijker om de werkdag echt helemaal af te sluiten en zul je minder snel toch nog even je laptop openklappen.

 

S2: Schikken

Zorg dat alles een vaste plek heeft. Veel rommel ontstaat doordat je ergens mee begint en los van of de taak afgemaakt wordt of niet: de spullen worden niet altijd opgeruimd nadat je er klaar mee bent. Wanneer alle spullen een vaste plek hebben, is het makkelijker om de spullen op te ruimen nadat je er klaar mee bent. Het kan natuurlijk ook zijn dat je door het thuiswerken ineens veel spullen thuis hebt, die je anders op kantoor zou hebben liggen. Hier is dan mogelijk helemaal geen ruimte voor om een vaste plek te krijgen. Zorg dan dat je extra opbergruimte creëert. Al is het maar een afsluitbare krat of doos die je als je gaat werken tevoorschijn haalt en aan het einde van de werkdag elders opbergt.

 

S3: Schoonmaken

De stap ‘schoonmaken’ lijkt voor zich te spreken. Maar het gaat over veel meer dan alleen schoonmaken. Deze stap is een vorm van inspectie. Tijdens deze stap haal je rommel weg, breng je die vaat toch eindelijk terug naar de keuken, maak je wat schoon en zorg je dat alles wat nu niet op zijn vaste plek ligt, teruggelegd wordt. Dit is natuurlijk geen eenmalige stap, maar iets wat je regelmatig moet doen. En hoe vaak je dat moet doen hangt samen met de volgende stap.

 

S4: Standaardiseren

In deze stap ga je namelijk afspraken maken op de manier waarop je gaat werken. Je stelt een soort schoonmaanprocedure op. En dat hoeft niet zo heftig te zijn als het misschien klinkt. Maar spreek gewoon met jezelf af: Ik ga zo vaak per dag het opruimrondje langs. Afhankelijk van hoe rommelig je werkplek is zul je het vaker of minder vaak per dag hoeven doen.

 

S5: Standhouden

Het mooie van die stappen een keer of vaker per dag langs te lopen, is dat er routine in komt. Hierdoor zal het schoonhouden en spullen terugleggen op hun vaste plek steeds automatischer gaan en zul je uiteindelijk de 3e stap helemaal niet meer nodig hebben.

 

En zo heb je de 5S-methode, in het klein, toegepast op je thuiswerkplek! Ga jij de methode proberen toe te passen?